Notre client est une fondation privée reconnue, active dans le domaine culturel, avec un rayonnement international. Rattachée à un groupe familial de premier plan, elle gère un patrimoine d’exception et mène des projets d’envergure en lien avec des institutions culturelles et philanthropiques. Nous sommes mandatés en exclusivité pour la recherche de leur future :
Assistante administrative (90-100%) FR/ANG (H/F)
Un rôle clé au cœur d’un environnement culturel et philanthropique d’exception
Genève
Vos responsabilités
Sous la supervision de l’Assistante Exécutive, cette fonction est intégrée au sein d'une équipe administrative soudée. Vous apportez un soutien opérationnel de qualité à l'Assistante Exécutive et aux membres de la direction: gestion du courrier, rédaction de correspondances en français et en anglais, coordination d'agendas multiples et de réunions sur site et à distance. Vous assistez l'Assistante Exécutive dans la préparation logistique des réunions de direction, la coordination des déplacements, le suivi budgétaire des frais généraux ainsi que le traitement des factures. Vous gérez les envois à destination de partenaires nationaux et internationaux, le suivi des boîtes email, la réception téléphonique, le classement documentaire et la prise de procès-verbaux, le tout dans le respect des plus hautes exigences de rigueur et de confidentialité.Vous collaborez étroitement avec les autres assistantes afin d’assurer une coordination fluide des activités et une continuité optimale des opérations.
Votre profil
Vous disposez d'environ 5 ans d'expérience en assistance administrative, idéalement acquise dans un environnement exigeant et confidentiel (family office, structure privée, institution ou siège d'entreprise). Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et faites preuve d'aisance avec les nouvelles technologies, avec une curiosité naturelle pour les évolutions digitales. Vous maîtrisez le français et l'anglais tant à l'écrit qu'à l'oral, avec une rigueur rédactionnelle et une expression orale soignée indispensables dans cet environnement. Vous avez un esprit d’équipe développé ainsi qu’une capacité à structurer l'information et à anticiper les besoins. Doté·e d'un sens aigu de la confidentialité et d'une culture du service haut de gamme, vous êtes à l'aise avec des interlocuteurs de niveaux hiérarchiques variés. Soucieux·se du détail, organisé·e, flexible dans vos horaires et dans votre rythme de travail, vous gérez les priorités avec sang-froid et savez prendre des initiatives pour répondre aux besoins de l'équipe dans un environnement en constante évolution.
